Produktif Administrasi Perkantoran

MENANGANI SURAT MASUK DAN KELUAR

Menerima Dan Mendistribusikan Surat Masuk

A.   Pengertian Surat Masuk dan Surat Keluar

·         Surat Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.

·         Surat Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan / dibuat oleh suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok.

Kerugian-kerugian apabila surat tidak ditangani dengan tepat/baik :

1.   Surat dan informasinya bisa hilang

2.   Kantor menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata

3.   Surat sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur

Sementara itu, apabila surat ditangani dengan baik

1.   Surat akan tercatat dengan baik

2.   Prosedur penanganan surat jelas

3.   Surat akan tersimpan baik sehingga mudah ditemukan

4.   Rahasia akan terjaga

B.   Pola kegiatan Administrasi

1)   Pola Sentralisasi

Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang dilakukan secara terpusat. Dalam kantor ada bagian bagian tata usaha/ sekretariat/ bagian Administrasi yang bertugas menangani administrasi seluruh bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk atau surat keluar.

Dalam kantor yang menggunakan pola sentralisasi dapat memilih salah satu sistem berikut:

1.   Sistem Buku Agenda

2.   Sistem Kartu Kendali

· Perbedaan antara sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu Kendali berdasarkan langkah-langkah penanganannya:

1.   Sistem Buku Agenda

a.   Disebut sistem pola lama

b.   Pencatatan menggunakan buku agenda

c.   Penyampaian surat menggunakan buku ekspedisi

d.   Pencatatan hanya bila dilakukan satu orang, karena hanya menggunakan satu buku yang sama

2.   Sistem Kartu Kendali

a.   Disebut sistem pola baru

b.   Pencatatan menggunakan kartu kendali, lembar pengantar surat biasa, dan lembar pengantar rahasia

c.   Penyampaian surat menggunakan kartu kendali

d.   Pencatatan dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan, karena menggunakan lembaran-lembaran terpisah

2)   Pola Desentralisasi

Pola ini mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan setiap bagian dari unit kerja yang ada pada kantor. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang sekorang sekretaris atau dibantu beberapa orang administrasi kantor pada unit masing-masing.

3)   Pola Gabungan

Pola ini merupakan gabungan dari pola sentralisasi dan pola desentralisai, dimana pencatatan dilakukan secara terpusat, kemudian surat didistribusikan keapda tata usaha unit kerja.

C.   Perlengkapan Dalam Penanganan Surat

1.   Baki Surat ( Tray )

2.   Secretaris Desk File

3.   Alat Tulis Kantor (ATK)

4.   Kertas dan amplop

5.   Alat pembuka surat

6.   Stempel

7.   Buku agenda surat masuk dan keluar

8.   Kartu kendali, lembar pengantar surat biasa, lembar pengantar rahasia

9.   Formulir Tanda Terima/Buku Ekspedisi

10. Lembar Disposisi

11. Lembar Konsep Surat

D.  Sistem Pengurusan Surat

1.   Sistem Buku Agenda (Sistem Tradisional)

2.   Sistem Kartu Kendali (Sistem Pola Baru Modern)

3.   Sistem Takah (Tata Naskah) digunakan di lingkungan TNI

E.   Pengurusan Surat Masuk Sistem Buku Agenda

1.   Penerimaan Surat

2.   Penyortian surat

3.   Pencatatan surat

4.   Pengarahan surat

5.   Penyampaian surat

6.   Penyimpanan surat

F.   Pengurusan Sistem Kartu Kendali

Kartu Kendali adalah lembar isian untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.

a.    Prosedur Penanganan Surat Masuk Penting

1.   Penerimaan surat

2.   Pencatatan surat

3.   Pengarahan atau pengendalian surat

4.   Penyampaian surat ke unit pengolah

5.   Peyimpanan atau penataan arsip

b.    Pengurusan Surat Masuk Rahasia

Adapun langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia sebagai berikut.

1.   Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada pencatat surat.

2.   Pencatat mencatat surat dalam lembar pengantar rahasia (rangkap 2) tanpa membuka sampul lalu menyerahkan kepada pengarah surat.

3.   Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan kepada pimpinan unit pengolah.

4.   Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.

5.   Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2, lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada penata arsip.

Menerima dan Mendistrubusi Surat Keluar

A.   Pengurusan Surat Keluar Sistem Buku Agenda

1.   Pembuatan konsep

Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

a.   Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan.

b.   Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu.

2.   Pembuatan Konsep dapat dilakukan oleh :

a.   Atasan atau pimpinan

b.   Orang yang ditunjuk (konseptor)

c.   Persetujuan Konsep

Apabila surat telah dibuat oleh konseptor, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan.

3.   Pencatatan Surat

Konsep yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk didaftarkan.

4.   Pengetikan Konsep Surat

Konsep yang telah mendapatkan persetujuan dari pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik rapi.

5.   Pemeriksaan Pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint.

6.   Penandatanganan Surat

Setelah surat sudah diketik, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda tangan diatas nama terang.

7.   Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnysa surat.

8.   Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat.

9.   Penyampulan Surat

Selanjutnya surat dimasukkan ke dalam sampul yang telah direkatkan lem secara rapi.

10.  Pengiriman Surat

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara berikut:

a.   Melalui kurir

b.   Melalui pos

c.   Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, JNE, FEDEX).

d.   Melalui internet atau E-mail.

11. Penyimpanan Surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.

12. Pengurusan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali

1.   Unit Pengolahan

2.   Pencatatan Surat

3.   Pengarahan Surat

4.   Penataan Asrip

5.   Pengiriman Surat

                                                           

            

Contoh Buku Agenda Tunggal Surat Masuk 

No.	TANGGAL TERIMA	TERIMA DARI	TANGGAL DAN NO. SURAT	PERIHAL	LAMPIRAN	DITERUSKAN KEPADA	KETERANGAN
1.	5 Desember 2016	PT. NUSANTARA Jl. Raya Indah No. 67, Jakarta	2 Desember 2016 124/N/XII/16	Pesanan	1 Lembar	Direktur Pemasaran	-
2.	9 Desember 2016	Saudara Rezzanda Wildan	8 Desember 2016	Lamaran Pekerjaan	4 Lembar	Bagian Kepegawaian	-

Contoh Buku Agenda Tunggal Surat Keluar

No.	NOMOR SURAT	TANGGAL SURAT	DIKIRIM KEPADA	PERIHAL	LAMPIRAN	KETERANGAN
	055/B/XII/16	6 Desember 2016	Kantor Pajak Jl. TMP Kalibata, Jakarta	NPWP	-	-
2.	056/A/XII/16	6 Desember 2016	PT. NUSANTARA Jl. Raya Indah No. 67, Jakarta	Pengiriman Barang	1 Berkas	Berhubungan dengan surat No.124/N/XII/16

Contoh Buku Agenda Berpasangan

No.	TANGGAL TERIMA/KIRIM	TANGGAL DAN NO. SURAT	M/K	DARI/KEPADA	PERIHAL	LAMPIRAN	KETERANGAN
1.	5 Desember 2016	2 Desember 2016 124/N/XII/16	M	PT. NUSANTARA Jl. Raya Indah No. 67, Jakarta	Pesanan	1 Lembar	-
2.	6 Desember 2016	6 Desember 2016 055/B/XII/16	K	Kantor Pajak Jl. TMP Kalibata, Jakarta	NPWP	-	-

Sumber: buku Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar, penerbit Erlangga dan

buku catatan menangani surat masuk dan keluar kelas XI jurusan Administrasi

Perkantoran.