MENANGANI
SURAT MASUK DAN KELUAR
Menerima Dan Mendistribusikan Surat Masuk
A.
Pengertian
Surat Masuk dan Surat Keluar
·
Surat
Masuk adalah surat-surat yang diterima oleh suatu organisasi/perusahaan yang
berasal dari seseorang atau dari suatu organisasi.
·
Surat
Keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan / dibuat oleh suatu
organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan
maupun kelompok.
Kerugian-kerugian apabila surat tidak ditangani
dengan tepat/baik :
1.
Surat
dan informasinya bisa hilang
2.
Kantor
menjadi tidak rapi karena banyak tumpukan kertas yang tidak tertata
3.
Surat
sulit ditemukan jika dicari karena letaknya tidak disusun dengan teratur
Sementara itu, apabila surat ditangani dengan baik
1.
Surat
akan tercatat dengan baik
2.
Prosedur
penanganan surat jelas
3.
Surat
akan tersimpan baik sehingga mudah ditemukan
4.
Rahasia
akan terjaga
B.
Pola
kegiatan Administrasi
1)
Pola
Sentralisasi
Pola ini merupakan pola penanganan berkas yang
dilakukan secara terpusat. Dalam kantor ada bagian bagian tata usaha/
sekretariat/ bagian Administrasi yang bertugas menangani administrasi seluruh
bagian yang ada di kantor tersebut, termasuk menangani surat masuk atau surat
keluar.
Dalam kantor yang menggunakan pola sentralisasi
dapat memilih salah satu sistem berikut:
1.
Sistem
Buku Agenda
2.
Sistem
Kartu Kendali
· Perbedaan
antara sistem Buku Agenda dan Sistem Kartu Kendali berdasarkan langkah-langkah
penanganannya:
1.
Sistem
Buku Agenda
a.
Disebut
sistem pola lama
b.
Pencatatan
menggunakan buku agenda
c.
Penyampaian
surat menggunakan buku ekspedisi
d.
Pencatatan
hanya bila dilakukan satu orang, karena hanya menggunakan satu buku yang sama
2.
Sistem
Kartu Kendali
a.
Disebut
sistem pola baru
b.
Pencatatan
menggunakan kartu kendali, lembar pengantar surat biasa, dan lembar pengantar rahasia
c.
Penyampaian
surat menggunakan kartu kendali
d.
Pencatatan
dapat dilakukan beberapa orang dalam waktu yang bersamaan, karena menggunakan
lembaran-lembaran terpisah
2)
Pola
Desentralisasi
Pola ini
mempunyai ciri, kegiatan administrasi dilakukan setiap bagian dari unit kerja
yang ada pada kantor. Semua kegiatan administrasi dilakukan oleh seorang
sekorang sekretaris atau dibantu beberapa orang administrasi kantor pada unit
masing-masing.
3)
Pola
Gabungan
Pola ini
merupakan gabungan dari pola sentralisasi dan pola desentralisai, dimana
pencatatan dilakukan secara terpusat, kemudian surat didistribusikan keapda
tata usaha unit kerja.
C.
Perlengkapan
Dalam Penanganan Surat
1.
Baki
Surat ( Tray )
2.
Secretaris
Desk File
3.
Alat
Tulis Kantor (ATK)
4.
Kertas
dan amplop
5.
Alat
pembuka surat
6.
Stempel
7.
Buku
agenda surat masuk dan keluar
8.
Kartu
kendali, lembar pengantar surat biasa, lembar pengantar rahasia
9.
Formulir
Tanda Terima/Buku Ekspedisi
10. Lembar
Disposisi
11. Lembar
Konsep Surat
D. Sistem Pengurusan Surat
1.
Sistem
Buku Agenda (Sistem Tradisional)
2.
Sistem
Kartu Kendali (Sistem Pola Baru Modern)
3.
Sistem
Takah (Tata Naskah) digunakan di lingkungan TNI
E.
Pengurusan
Surat Masuk Sistem Buku Agenda
1.
Penerimaan
Surat
2.
Penyortian
surat
3.
Pencatatan
surat
4.
Pengarahan
surat
5.
Penyampaian
surat
6.
Penyimpanan
surat
F.
Pengurusan Sistem Kartu Kendali
Kartu Kendali adalah lembar isian
untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan surat sehingga bila
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah.
a. Prosedur Penanganan Surat Masuk
Penting
1.
Penerimaan surat
2.
Pencatatan surat
3.
Pengarahan atau pengendalian surat
4.
Penyampaian surat ke unit pengolah
5.
Peyimpanan atau penataan arsip
b.
Pengurusan Surat Masuk Rahasia
Adapun
langkah-langkah pengurusan surat masuk rahasia sebagai berikut.
1.
Surat rahasia diterima oleh penerima surat dan menyerahkan kepada
pencatat surat.
2.
Pencatat mencatat surat dalam lembar pengantar rahasia (rangkap 2)
tanpa membuka sampul lalu menyerahkan kepada pengarah surat.
3.
Pengarah surat memeriksa pengisian lembar pengantar dan meneruskan
kepada pimpinan unit pengolah.
4.
Pimpinan unit pengolah memberi paraf pada lembar pengantar 1 dan 2.
5.
Pimpinan unit pengolah menyimpan surat dan lembar pengantar 2,
lembar pengantar 1 dikembalikan kepada pengarah surat untuk diteruskan kepada
penata arsip.
Menerima dan Mendistrubusi Surat Keluar
A.
Pengurusan
Surat Keluar Sistem Buku Agenda
1.
Pembuatan
konsep
Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:
a.
Sentralisasi
: dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan.
b.
Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau
bagian tertentu.
2.
Pembuatan
Konsep dapat dilakukan oleh :
a.
Atasan
atau pimpinan
b.
Orang
yang ditunjuk (konseptor)
c.
Persetujuan
Konsep
Apabila surat telah dibuat oleh konseptor, maka konsep tersebut harus
mendapatkan persetujuan dari pimpinan.
3.
Pencatatan
Surat
Konsep yang sudah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk
didaftarkan.
4.
Pengetikan
Konsep Surat
Konsep yang telah mendapatkan persetujuan dari
pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru
tik untuk diketik rapi.
5.
Pemeriksaan
Pengetikan
Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum
surat tersebut diprint.
6.
Penandatanganan
Surat
Setelah surat sudah diketik, maka pejabat yang
berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut membubuhkan tanda
tangan diatas nama terang.
7.
Pemberian
Cap Dinas
Surat yang telah ditandatangani selanjutnya diberi
cap dinas/stempel sebagai tanda syahnysa surat.
8.
Melipat
Surat
Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju
dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat.
9.
Penyampulan
Surat
Selanjutnya surat dimasukkan ke dalam sampul yang
telah direkatkan lem secara rapi.
10. Pengiriman
Surat
Pengiriman surat dapat dilakukan dengan 4 cara
berikut:
a.
Melalui
kurir
b.
Melalui
pos
c.
Melalui
perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, JNE, FEDEX).
d.
Melalui
internet atau E-mail.
11. Penyimpanan
Surat
Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang
dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip.
12. Pengurusan
Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
1.
Unit
Pengolahan
2.
Pencatatan
Surat
3.
Pengarahan
Surat
4.
Penataan
Asrip
5.
Pengiriman
Surat
Contoh Buku Agenda Tunggal Surat Masuk
No.
|
TANGGAL
TERIMA
|
TERIMA
DARI
|
TANGGAL DAN NO. SURAT
|
PERIHAL
|
LAMPIRAN
|
DITERUSKAN
KEPADA
|
KETERANGAN
|
1.
|
5
Desember 2016
|
PT.
NUSANTARA
Jl. Raya
Indah
No. 67,
Jakarta
|
2
Desember 2016
124/N/XII/16
|
Pesanan
|
1 Lembar
|
Direktur
Pemasaran
|
-
|
2.
|
9
Desember 2016
|
Saudara
Rezzanda Wildan
|
8
Desember 2016
|
Lamaran
Pekerjaan
|
4 Lembar
|
Bagian
Kepegawaian
|
-
|
Contoh Buku Agenda Tunggal Surat Keluar
No.
|
NOMOR
SURAT
|
TANGGAL
SURAT
|
DIKIRIM
KEPADA
|
PERIHAL
|
LAMPIRAN
|
KETERANGAN
|
055/B/XII/16
|
6
Desember 2016
|
Kantor
Pajak
Jl. TMP
Kalibata,
Jakarta
|
NPWP
|
-
|
-
|
|
2.
|
056/A/XII/16
|
6
Desember 2016
|
PT.
NUSANTARA
Jl. Raya
Indah
No. 67,
Jakarta
|
Pengiriman
Barang
|
1 Berkas
|
Berhubungan
dengan surat
No.124/N/XII/16
|
Contoh Buku Agenda Berpasangan
No.
|
TANGGAL
TERIMA/KIRIM
|
TANGGAL
DAN NO. SURAT
|
M/K
|
DARI/KEPADA
|
PERIHAL
|
LAMPIRAN
|
KETERANGAN
|
1.
|
5
Desember 2016
|
2
Desember 2016
124/N/XII/16
|
M
|
PT.
NUSANTARA
Jl. Raya
Indah
No. 67,
Jakarta
|
Pesanan
|
1 Lembar
|
-
|
2.
|
6
Desember 2016
|
6
Desember 2016
055/B/XII/16
|
K
|
Kantor
Pajak
Jl. TMP
Kalibata,
Jakarta
|
NPWP
|
-
|
-
|
Sumber: buku Modul Menangani Surat Masuk dan Keluar, penerbit Erlangga dan
buku catatan menangani surat masuk dan keluar kelas XI jurusan
Administrasi
Perkantoran.
Terimakasih, sangat membantu
BalasHapus